Pour la comptabilisation des frais de formation, distingue trois dépenses : la facture de l’organisme de formation, que la pratique enregistre au compte 6228 Divers (ou 6185 pour un séminaire), la contribution légale à la formation, au compte 6333, et les frais annexes (déplacement, repas) au 625. Le remboursement par un OPCO se traite différemment depuis la réforme 2025, qui a supprimé le compte 791.
Quel compte pour chaque dépense de formation
Le plan comptable n’a pas de compte intitulé « frais de formation ». Il faut donc ranger chaque dépense selon sa nature.
- Coût pédagogique facturé par un organisme (formation bureautique, sécurité, management) : c’est un service extérieur. La pratique la plus répandue est le 6228 Rémunérations d’intermédiaires et honoraires, divers. Pour une conférence ou un séminaire, le 6185 Frais de colloques, séminaires, conférences est plus parlant. Choisis l’un ou l’autre et garde la même règle chaque année.
- Contribution légale (contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance, prélevée avec les cotisations sociales) : 6333, un compte d’impôts et taxes sur rémunérations.
- Transport, hébergement, repas pendant la formation : 625 Déplacements, missions et réceptions (6251 pour le voyage).
- Salaire du salarié en formation : il reste au 641. Il n’est pas « reclassé » en frais de formation.
- Documentation et supports achetés à part : 6181 ou 6183.
Formation du dirigeant
La formation du gérant ou du président suit les mêmes comptes que celle d’un salarié : le coût pédagogique au 6228 et les frais de déplacement au 625, dès lors que la formation sert l’activité de l’entreprise. Une formation sans lien avec l’activité (un loisir personnel, par exemple) n’est pas une charge de l’entreprise.
Les entreprises imposées au réel peuvent bénéficier du crédit d’impôt pour la formation des dirigeants (article 244 quater M du CGI). Il est calculé sur le nombre d’heures de formation du dirigeant, dans la limite de 40 heures par an, multiplié par le SMIC horaire. Ce crédit vient en diminution de l’impôt à payer : il ne réduit pas la charge de formation elle-même.
Pour un travailleur indépendant, les formations sont également financées par sa contribution personnelle à la formation, via le fonds d’assurance formation de sa profession : le remboursement éventuel suit la même logique que pour un OPCO.
Remboursement OPCO : ce qui a changé en 2025
Jusqu’en 2024, la prise en charge d’une formation par l’OPCO se créditait souvent au compte 791 Transferts de charges d’exploitation. Ce compte est supprimé pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2025 (règlement ANC 2022-06) : la technique du transfert de charges a disparu. Beaucoup de fiches en ligne continuent pourtant à l’indiquer.
Désormais :
- L’OPCO rembourse des salaires versés pendant la formation : crédit du 649 Remboursements de charges de personnel. L’Art. 1221-64 du PCG y range tous les remboursements reçus en compensation de charges inscrites au compte 64.
- L’OPCO rembourse le coût pédagogique que tu as payé : crédit d’une subdivision terminée par 9 du compte de charge concerné, par exemple un 62289 que tu ouvres sous le 6228. L’Art. 1131-4 réserve la terminaison 9 aux opérations de sens contraire.
- L’OPCO paie directement l’organisme (subrogation) : tu n’enregistres que la part restant à ta charge.
À la clôture, une prise en charge accordée mais pas encore versée se constate en produit à recevoir au compte 467 Divers comptes débiteurs et produits à recevoir (l’ancien 4687 a été fusionné dans le 467 en 2025).
Les écritures comptables, exemples chiffrés
1. Facture d'un organisme de formation
Tu inscris un salarié à une formation de 2 jours facturée 1 400 € HT par un organisme qui applique la TVA à 20 %.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6228 | Formation logiciel de paie, Durand | 1 400 € | |
| 44566 | TVA déductible | 280 € | |
| 401 | Organisme de formation | 1 680 € |
2. Contribution formation sur la paie du mois
Ta contribution unique à la formation, calculée sur la masse salariale du mois, s’élève à 85 €.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6333 | Contribution unique formation | 85 € | |
| 431 | Urssaf, contributions du mois | 85 € |
3. L'OPCO rembourse une partie des salaires
L’OPCO te verse 600 € au titre de la rémunération du salarié pendant ses heures de formation.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 512 | Banque, virement OPCO | 600 € | |
| 649 | Remboursement OPCO salaires formation | 600 € |
Traitement fiscal et TVA
Déductibilité : les frais de formation engagés dans l’intérêt de l’entreprise sont des charges déductibles, qu’ils concernent un salarié ou le dirigeant.
TVA : beaucoup d’organismes de formation facturent sans TVA, car la formation professionnelle continue peut en être exonérée. Regarde la facture : s’il n’y a pas de TVA, tu enregistres le montant total en charge, sans ligne 44566.
Crédit d’impôt formation des dirigeants : prévu par l’article 244 quater M du CGI, il se calcule sur les heures de formation du dirigeant (40 heures par an au maximum). Vérifie les conditions de l’année avant de le déclarer.
Les erreurs à éviter
Comptes liés
| Compte | Quand l'utiliser |
|---|---|
| 6185 Frais de colloques, séminaires, conférences | Séminaires, colloques et conférences, plutôt que formation structurée. |
| 625 Déplacements, missions et réceptions | Transport, hébergement et repas engagés pour suivre la formation. |
| 641 Rémunérations du personnel | Salaire versé pendant la formation, qui reste une rémunération. |
| 6284 Frais de recrutement de personnel | Frais de recrutement : à ne pas confondre avec la formation d’un salarié déjà embauché. |
| 741 Subventions d’exploitation | Subvention d’exploitation reçue d’un financeur public, distincte d’un remboursement de charge. |
Questions fréquentes
Quel compte comptable pour les frais de formation ?
La facture d’un organisme de formation se comptabilise le plus souvent au 6228 (ou au 6185 pour un séminaire). La contribution légale à la formation va au 6333, et les frais de déplacement liés au 625. Le salaire pendant la formation reste au 641.
Comment comptabiliser une formation du dirigeant ?
Comme celle d’un salarié : coût pédagogique au 6228, frais de déplacement au 625, si la formation sert l’activité. Une entreprise au réel peut en plus bénéficier du crédit d’impôt formation des dirigeants (article 244 quater M du CGI), qui s’impute sur l’impôt.
Comment comptabiliser le remboursement de l'OPCO en 2025 ?
Le compte 791 étant supprimé, crédite le 649 si l’OPCO rembourse des salaires, ou une subdivision en 9 du compte de charge (par exemple 62289) s’il rembourse le coût de la formation. En cas de paiement direct de l’organisme par l’OPCO, n’enregistre que ta part.
Le compte 6333 est-il le compte des frais de formation ?
Non. Le 6333 enregistre la contribution légale à la formation, calculée sur ta masse salariale et versée avec tes cotisations. Les formations que tu achètes pour tes équipes sont des charges externes, au 6228 ou au 6185.
Les formations sont-elles soumises à la TVA ?
Pas toujours : beaucoup d’organismes facturent sans TVA, car la formation professionnelle continue peut en être exonérée. Tu ne déduis que la TVA effectivement mentionnée sur la facture.
Que devient l'ancien compte 6313 ?
Il a été supprimé par la réforme du plan comptable applicable depuis 2025. La participation des employeurs à la formation professionnelle s’enregistre désormais au 6333 Contribution unique des employeurs à la formation professionnelle.