Le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions » enregistre ce que coûtent les déplacements professionnels du dirigeant et des salariés, ainsi que les repas et réceptions offerts aux clients et partenaires. Il se divise en quatre sous-comptes : 6251 voyages et déplacements, 6255 frais de déménagement, 6256 missions et 6257 réceptions.
À quoi sert le compte 625 ?
Dès que toi ou un salarié vous vous déplacez pour l’entreprise, la dépense atterrit dans le 625 : le billet de train pour un rendez-vous client, la nuit d’hôtel pendant un salon, le repas sur la route, le dîner offert à un partenaire. C’est aussi là que passent les indemnités kilométriques versées quand un véhicule personnel est utilisé pour un trajet professionnel.
Le bon sous-compte dépend de la nature de la dépense :
6251 Voyages et déplacements : transport proprement dit (train, avion, taxi, VTC, péages, parking, location de courte durée liée au trajet, indemnités kilométriques). 6255 Frais de déménagement : déménagement des locaux ou d’un salarié muté, pris en charge par l’entreprise. 6256 Missions : frais de séjour pendant un déplacement, hôtel et repas. 6257 Réceptions : repas d’affaires, cocktails et réceptions offerts à des clients, prospects ou partenaires.
En pratique, ces frais arrivent souvent par notes de frais : la dépense est débitée au 625, et la dette envers la personne qui a avancé l’argent est créditée au 421 pour un salarié, ou au 455 pour un associé.
Le 625 est un compte de charge externe d'exploitation, rattaché au 62 Autres services extérieurs : son solde est normalement débiteur.
Fonctionnement du compte 625 : débit et crédit
Il est débité
- par l’intermédiaire de ses sous-comptes, du montant hors taxes récupérables des frais de déplacement, de mission et de réception, par le crédit du 512 ou du 401
- des frais avancés par un salarié ou un associé, par le crédit du 421 ou du 455 (notes de frais)
- des indemnités kilométriques dues pour l’usage d’un véhicule personnel, par le crédit du 421 ou du 455
Il est crédité
- à la clôture, des frais payés d’avance pour un déplacement de l’exercice suivant, par le débit du 486
- des remboursements obtenus (billet annulé, avoir d’une agence de voyage), par le débit du 512 ou du 401
- en fin d’exercice, pour solde, par le débit du compte de résultat
« Sont comptabilisées dans les comptes 61/62 les charges externes, autres que les achats, en provenance des tiers. »
Source officielle : règlement ANC n° 2014-03 relatif au plan comptable général, version consolidée au 1er janvier 2026, Art. 1221-61/62.
Écritures types avec le compte 625
Les exemples ci-dessous suivent l’ordre de la vie réelle d’une opération. Montants en euros, TVA à 20 % sauf mention contraire.
1. Billet de train pour un rendez-vous client (6251)
Tu paies par carte un aller-retour Lyon-Paris à 148 € TTC. La TVA sur le transport de personnes n’est pas récupérable : tu passes le TTC en charge.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6251 | Train Lyon-Paris, rendez-vous client | 148 € | |
| 512 | Banque, paiement carte | 148 € |
2. Note de frais d'un salarié en mission (6256)
Un salarié revient d’un salon de deux jours : 220 € TTC d’hôtel (TVA non récupérable pour l’hébergement du personnel) et 66 € TTC de repas au restaurant, dont 6 € de TVA à 10 %.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6256 | Hôtel, salon de Bordeaux | 220 € | |
| 6256 | Repas en mission | 60 € | |
| 44566 | TVA déductible sur repas | 6 € | |
| 421 | Note de frais salarié Petit | 286 € |
3. Repas d'affaires avec un client (6257)
Tu invites un client au restaurant pour négocier un contrat : 132 € TTC, dont 12 € de TVA à 10 %, payés avec la carte de l’entreprise.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6257 | Repas d'affaires, client Moreau | 120 € | |
| 44566 | TVA déductible | 12 € | |
| 512 | Banque, paiement carte | 132 € |
4. Indemnités kilométriques du dirigeant associé (6251)
Le gérant associé a parcouru 600 km professionnels avec sa voiture personnelle sur le mois. Selon le barème fiscal applicable à sa voiture, l’indemnité est de 380 €, laissée en compte courant.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6251 | Indemnités kilométriques, mars | 380 € | |
| 455 | Compte courant gérant | 380 € |
Les sous-comptes du 625
| Compte | Intitulé officiel 2026 | À savoir |
|---|---|---|
| 6251 | Voyages et déplacements | Le plus utilisé : train, avion, taxi, péages, parking, indemnités kilométriques. |
| 6255 | Frais de déménagement | Déménagement des locaux de l’entreprise ou d’un salarié muté à la demande de l’employeur. |
| 6256 | Missions | Frais de séjour pendant un déplacement : hôtel, repas sur place, petits frais de mission. |
| 6257 | Réceptions | Repas d’affaires et réceptions offerts à des clients, prospects ou partenaires. |
Cas pratiques fréquents
Le carburant d'un véhicule de société
Le plein d’un véhicule appartenant à l’entreprise n’est pas un frais de déplacement au sens du 625 : c’est un achat d’énergie, enregistré au 6061 Fournitures non stockables. La règle de TVA dépend du carburant et du type de véhicule. Le 625 garde le transport acheté à des tiers (billets, taxis) et les indemnités kilométriques, qui remboursent un véhicule personnel.
Hôtel : 6251 ou 6256 ?
Les deux pratiques existent. L’intitulé officiel du 6256 « Missions » vise les frais de séjour pendant un déplacement, ce qui en fait le compte le plus logique pour l’hôtel et les repas. Certains plans de comptes regroupent pourtant tout le déplacement au 6251. L’important est de garder la même règle toute l’année, et de ne jamais déduire la TVA de l’hébergement de ton personnel, qui est exclue du droit à déduction.
Un séminaire ou un salon professionnel
L’inscription à une conférence ou le forfait d’un séminaire vont au 6185 Frais de colloques, séminaires, conférences. Un stand sur un salon où tu exposes va au 6233 Foires et expositions. Seuls les frais de transport et de séjour des participants restent au 625. Découper ainsi la facture rend tes charges beaucoup plus lisibles.
Les erreurs à éviter
Ne pas confondre le 625 avec
| Compte | Différence |
|---|---|
| 6061 Fournitures non stockables (eau, énergie, etc.) | Carburant des véhicules de l’entreprise, considéré comme un achat d’énergie. |
| 6185 Frais de colloques, séminaires, conférences | Inscriptions et forfaits de colloques, séminaires et conférences. |
| 6234 Cadeaux à la clientèle | Cadeaux offerts à la clientèle, à distinguer des repas et réceptions du 6257. |
| 624 Transports de biens et transports collectifs du personnel | Transport de marchandises et transports collectifs du personnel, et non les déplacements individuels. |
| 421 Personnel – Rémunérations dues | Dette envers le salarié qui a avancé les frais, contrepartie de la note de frais. |
Fiches pratiques qui utilisent le compte 625
Questions fréquentes sur le compte 625
Que contient le compte 625 ?
Les frais de déplacement, de mission et de réception : transport (6251), déménagement (6255), hôtel et repas pendant un déplacement (6256), repas d’affaires et réceptions de clients (6257). C’est un compte de charges externes de la classe 6.
Dans quel compte mettre les frais de déplacement ?
Au 6251 Voyages et déplacements pour le transport (train, avion, taxi, péages, indemnités kilométriques), et au 6256 Missions pour l’hôtel et les repas pris pendant le déplacement.
Quel compte pour les frais de restaurant ?
Un repas pris seul ou entre collègues pendant un déplacement va au 6256 Missions. Un repas offert à un client ou à un partenaire va au 6257 Réceptions. Dans les deux cas, la TVA à 10 % est récupérable si la facture est au nom de l’entreprise et la dépense justifiée.
La TVA sur les frais de déplacement est-elle récupérable ?
Pas sur le transport de personnes (train, avion, taxi) ni sur l’hébergement du personnel : ces frais se passent TTC. Elle l’est en revanche sur les repas au restaurant, à 10 %, si tu disposes d’une facture conforme au nom de l’entreprise.
Comment comptabiliser des indemnités kilométriques ?
Débit du 6251 pour le montant calculé au barème, crédit du 421 si c’est un salarié, du 455 si c’est un associé qui laisse la somme en compte courant. Il n’y a pas de TVA sur des indemnités kilométriques.
Quelle différence entre le compte 6251 et le compte 6256 ?
Le 6251 enregistre le coût du transport, le 6256 les frais de séjour sur place, hôtel et repas. Une note de frais de déplacement se répartit souvent entre les deux.