Comptabiliser une note de frais, c’est enregistrer chaque dépense avancée par un salarié ou un dirigeant dans son compte de charge (6251 voyages et déplacements, 6256 missions, 6257 réceptions…), isoler la TVA récupérable en 44566, et créditer la dette envers la personne : 421 pour un salarié, 455 pour un associé. Le remboursement par virement vient ensuite solder cette dette.
Quel compte pour chaque type de frais ?
Une note de frais n’a pas de compte unique : chaque ligne suit sa nature. Le tableau de correspondance le plus courant :
- Train, avion, taxi, péage, parking, hôtel : 6251 Voyages et déplacements.
- Indemnités kilométriques (véhicule personnel utilisé pour l’entreprise) : 6251.
- Repas seul pendant un déplacement : 6256 Missions.
- Repas d’affaires avec un client ou un prospect : 6257 Réceptions.
- Carburant d’un véhicule de l’entreprise : 6061 Fournitures non stockables, que beaucoup de plans de comptes subdivisent en un sous-compte carburant.
- Fournitures achetées en dépannage : 6064 Fournitures administratives.
- Cadeau offert à un client : 6234 Cadeaux à la clientèle.
Si tu hésites entre deux comptes, garde une règle : le même type de dépense doit toujours aller au même endroit, d’une note à l’autre et d’une année à l’autre.
Salarié, dirigeant associé, avance : quel compte de tiers ?
Le compte de charge ne change pas selon la personne ; c’est la contrepartie qui change.
- Salarié : crédit du 421 Personnel, rémunérations dues. Ouvre un sous-compte par salarié ou un sous-compte « notes de frais » : tu ne mélanges pas ainsi le salaire et les remboursements, qui ne sont ni soumis à cotisations ni imposables quand il s’agit de frais réels justifiés.
- Dirigeant associé (gérant de SARL, président de SAS) qui avance des frais : crédit de son compte courant 455. La société lui doit la somme, qu’il pourra retirer quand il veut.
- Avance versée avant le déplacement : débit du 425 Personnel, avances et acomptes, puis imputation sur la note de frais à son retour.
Pour un entrepreneur individuel, il n’y a pas de note de frais au sens strict : les dépenses payées avec des fonds personnels passent par le 108 Compte de l’exploitant.
Les indemnités kilométriques
Quand un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour un trajet professionnel, la société lui rembourse des indemnités kilométriques calculées avec le barème publié chaque année par l’administration fiscale (puissance fiscale du véhicule × distance parcourue). La charge va au 6251, la dette au 421 ou au 455. Il n’y a jamais de TVA à récupérer sur des indemnités kilométriques. Conserve le détail des trajets (date, motif, départ, arrivée, kilomètres) : c’est le justificatif exigé, à défaut de facture.
Les écritures comptables, exemples chiffrés
1. Note de frais d'un salarié après un déplacement
Un salarié revient d’un rendez-vous client à Lyon : billet de train 121 €, hôtel 150 €, déjeuner avec le client 66 € TTC dont 6 € de TVA à 10 %. TVA non récupérable sur le train et l’hôtel du personnel.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6251 | Train et hôtel Lyon, TTC | 271 € | |
| 6257 | Déjeuner client Lyon, HT | 60 € | |
| 44566 | TVA déductible restaurant | 6 € | |
| 421 | Note de frais salarié, mars | 337 € |
2. Remboursement de la note de frais
Tu rembourses le salarié par virement, séparément du salaire.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Remboursement note de frais, mars | 337 € | |
| 512 | Banque, virement note de frais | 337 € |
3. Indemnités kilométriques
Un salarié a parcouru 400 km professionnels avec sa voiture ; le barème de l’année donne 254 €. Aucune TVA.
4. Le président associé paie le carburant de la voiture de société
Plein de 72 € TTC (60 € HT, 12 € de TVA) pour une voiture particulière de la société : la TVA n’est récupérable qu’à 80 %, soit 9,60 €.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6061 | Carburant véhicule société | 62,40 € | |
| 44566 | TVA déductible carburant 80 % | 9,60 € | |
| 455 | Compte courant président, frais avancés | 72 € |
Traitement fiscal et TVA
Les frais remboursés sur justificatifs sont déductibles du résultat de l’entreprise s’ils sont engagés dans son intérêt et justifiés (facture, ticket, état des trajets). Pour le salarié, un remboursement de frais réels justifiés n’est pas un salaire. Côté TVA, trois règles couvrent la plupart des notes de frais : la TVA sur le transport de personnes (train, avion, taxi) n’est pas récupérable, celle sur l’hébergement des dirigeants et salariés non plus, alors que celle sur les repas l’est si tu as une facture ou une note qui la fait apparaître. Pour le carburant (gazole comme essence), la TVA est récupérable à 80 % pour une voiture particulière et à 100 % pour un véhicule utilitaire.
Les erreurs à éviter
Comptes liés
| Compte | Quand l'utiliser |
|---|---|
| 625 Déplacements, missions et réceptions | Compte parent des déplacements, missions et réceptions, où se loge l’essentiel des notes de frais. |
| 425 Personnel – Avances et acomptes et autres comptes débiteurs | Avance remise au salarié avant le déplacement, à imputer sur sa note de frais. |
| 455 Associés – Comptes courants | Frais avancés par un associé dirigeant : la société lui doit la somme via son compte courant. |
| 108 Compte de l'exploitant | Entreprise individuelle : dépenses payées avec des fonds personnels de l’exploitant. |
| 6234 Cadeaux à la clientèle | Cadeau acheté pour un client et remboursé en note de frais. |
Questions fréquentes
Comment comptabiliser une note de frais ?
Débite chaque dépense dans son compte de charge (6251 transport et hôtel, 6256 repas en mission, 6257 repas d’affaires), la TVA récupérable en 44566, et crédite le 421 du total dû au salarié. Au remboursement : débit 421, crédit 512.
Quel compte comptable pour une note de frais ?
Il n’y en a pas un seul : chaque frais suit sa nature, le plus souvent dans le 625 Déplacements, missions et réceptions. La dette envers la personne va au 421 pour un salarié, au 455 pour un associé dirigeant.
Comment comptabiliser les notes de frais d'un salarié ?
Avec un sous-compte du 421 dédié aux notes de frais, séparé de la paie. Le remboursement n’est ni un salaire ni soumis à cotisations s’il correspond à des frais réels justifiés. Une avance éventuelle passe au 425 puis s’impute sur la note.
Peut-on récupérer la TVA sur une note de frais ?
Oui pour les repas et le carburant (à 80 % pour une voiture particulière), si le justificatif mentionne la TVA. Non pour le train, l’avion, le taxi et l’hôtel du personnel, ni pour les indemnités kilométriques.
Comment comptabiliser des indemnités kilométriques ?
Débit 6251 Voyages et déplacements, crédit 421 (salarié) ou 455 (associé dirigeant), pour le montant calculé avec le barème kilométrique de l’année. Il n’y a pas de TVA. Conserve un état détaillé des trajets comme justificatif.
Le dirigeant peut-il se faire rembourser des notes de frais ?
Oui, comme un salarié, sur justificatifs et pour des dépenses engagées dans l’intérêt de la société. S’il est associé, la somme due est en pratique créditée sur son compte courant 455, puis remboursée par virement.