Comptabiliser une FAE (facture à établir), c’est constater à la clôture un chiffre d’affaires déjà gagné mais pas encore facturé : débit 4181 « Clients, factures à établir » pour le montant TTC, crédit du compte de produit (706, 707, 708) pour le hors taxe et du 44587 pour la TVA. Cette fiche détaille la procédure de clôture étape par étape ; le fonctionnement du compte lui-même est expliqué dans la fiche du compte 418.
La procédure de clôture en cinq étapes
- Recenser. Liste tout ce qui a été livré ou réalisé avant la date de clôture et facturé après : factures émises en janvier qui portent sur décembre, relevés d’heures, bons de livraison signés, abonnements facturés à terme échu, frais à refacturer à un client, pénalités de retard dues par un client. Le plus simple est de parcourir les premières factures du nouvel exercice et de regarder la période couverte.
- Chiffrer par nature. Pour chaque élément, sépare le hors taxe selon le compte de produit : 707 pour des marchandises, 706 pour des prestations, 708 pour les produits annexes (frais de port refacturés au 7085, par exemple).
- Isoler la TVA. Calcule-la au taux de chaque opération et place-la au 44587, jamais au 44571 tant que la facture n’existe pas.
- Passer et justifier l’écriture. Le 4181 est débité du montant taxes comprises, client par client si possible. Garde un tableau détaillé (client, nature, période, montant, pièce justificative) : c’est lui que ton expert-comptable ou un contrôleur te demandera.
- Dénouer à la facturation. Contre-passe au premier jour de l’exercice ou solde le 4181 à chaque facture émise. Vérifie ensuite que le 4181 revient à zéro : un solde résiduel signale une FAE oubliée, ou facturée deux fois.
Contre-passation ou imputation directe : les deux méthodes du plan comptable
L’article 1214-41 du plan comptable prévoit que les écritures de factures à établir sont contre-passées à l’ouverture de l’exercice suivant. Il ajoute une alternative peu connue : les entités peuvent aussi créditer directement le compte 418 par le débit du compte 411 lors de l’établissement de la facture, en enregistrant les ajustements nécessaires dans les comptes intéressés.
La contre-passation est la méthode la plus simple quand tu as beaucoup de FAE : une seule écriture inverse au 1er janvier, puis tu factures normalement. L’imputation directe convient quand tu as peu de FAE et que la facture définitive diffère de l’estimation : tu soldes le 4181, tu transfères la TVA du 44587 vers le 44571, et tu ne passes en produit que l’écart. Choisis une méthode et applique-la chaque année.
Écart avec la facture définitive et cas particuliers
Une FAE est une estimation sérieuse, pas un chiffre au hasard. Si la facture définitive diffère (heures supplémentaires validées par le client, remise négociée en janvier), l’écart concerne le nouvel exercice : il apparaît automatiquement avec la contre-passation, ou se passe en ajustement avec l’imputation directe.
Trois situations voisines ne relèvent pas du 4181 :
- Une mission en cours au 31 décembre, sans créance acquise : production en cours (34 et 71), pas une FAE.
- Un acompte reçu d’un client avant la livraison : 4191, au passif.
- Une facture déjà émise pour une prestation de l’exercice suivant : produit constaté d’avance (487).
Et pour un avoir que tu dois encore à un client à la clôture, l’opération inverse se passe au 4198, au passif.
Les écritures comptables, exemples chiffrés
1. Clôture : FAE regroupant plusieurs natures de produits
Au 31 décembre, trois éléments ne sont pas facturés au client Leroy : la maintenance de décembre facturée à terme échu (2 000 € HT), une installation réalisée le 30 décembre (1 500 € HT) et des frais de déplacement à refacturer (100 € HT). TVA à 20 % : 720 €.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4181 | Client Leroy, factures à établir | 4 320 € | |
| 706 | Maintenance décembre, FAE | 2 000 € | |
| 706 | Installation, FAE | 1 500 € | |
| 708 | Frais refacturés, FAE | 100 € | |
| 44587 | TVA sur factures à établir | 720 € |
2. Facturation en janvier sans contre-passation, avec écart
Le 10 janvier, la facture définitive s’élève à 3 800 € HT : l’installation a pris plus de temps, 1 700 € au lieu de 1 500 €. Tu soldes le 4181, transfères la TVA et ne passes en produit que l’écart de 200 €.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411 | Client Leroy, facture F-0012 | 4 560 € | |
| 44587 | Solde TVA sur FAE | 720 € | |
| 4181 | Solde FAE Leroy | 4 320 € | |
| 706 | Complément installation | 200 € | |
| 44571 | TVA collectée facture F-0012 | 760 € |
3. Pénalités de retard dues par un client, pas encore facturées
Un client a réglé avec deux mois de retard ; tu lui factureras en janvier 150 € de pénalités de retard, qui ne portent pas de TVA. Elles passent au 4188, et non au 4181.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4188 | Client Dupuis, pénalités de retard | 150 € | |
| 7631 | Revenus des créances commerciales | 150 € |
Traitement fiscal et TVA
Côté impôt sur les bénéfices, les produits sont rattachés à l’exercice de la livraison des biens ou de l’achèvement des prestations (article 38-2 bis du CGI) : la FAE met la comptabilité en accord avec cette règle. Côté TVA, le 44587 met la taxe en attente de facture, ce qui suffit pour la plupart des prestations de services, dont la TVA est en principe exigible à l’encaissement (sauf option pour les débits). Si ta FAE porte sur des marchandises, sois vigilant : la TVA d’une livraison de biens est exigible dès la livraison, fais vérifier le mois de déclaration. Rappelle-toi enfin qu’une facture doit normalement être émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation : les FAE doivent rester l’exception, pas une habitude de facturation tardive.
Les erreurs à éviter
Comptes liés
| Compte | Quand l'utiliser |
|---|---|
| 418 Clients – Produits non encore facturés | La fiche du compte : fonctionnement, sous-comptes 4181 et 4188, règle de la terminaison 8. |
| 44587 Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir | TVA en attente sur les factures à établir, transférée au 44571 quand la facture est émise. |
| 411 Clients | Le compte du client une fois la facture émise ; il remplace le 4181. |
| 4198 Rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoirs à établir | Avoirs à établir au profit d’un client : l’opération inverse, au passif. |
| 487 Produits constatés d'avance | Produits constatés d’avance : facture émise trop tôt, l’inverse d’une FAE. |
| 408 Fournisseurs – Factures non parvenues | Factures non parvenues : le miroir côté fournisseurs. |
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une FAE en comptabilité ?
Une FAE, ou facture à établir, est une écriture de clôture qui constate un chiffre d’affaires réalisé avant la fin de l’exercice mais facturé après. Elle se passe au débit du 4181 pour le TTC, par le crédit du compte de produit et du 44587.
Quel compte pour une facture à établir ?
Le 4181 « Clients, factures à établir », sous-compte du 418, pour le montant TTC. La TVA va au 44587 et le hors taxe au compte de produit habituel (706, 707 ou 708). Les intérêts et pénalités non facturés vont au 4188.
Comment contre-passer une FAE ?
Au premier jour de l’exercice suivant, tu passes l’écriture inverse : débit des comptes de produit et du 44587, crédit du 4181. Ensuite, tu enregistres la facture définitive normalement au 411. Le produit reste ainsi sur l’exercice où il a été gagné.
Peut-on ne pas contre-passer une facture à établir ?
Oui. Le plan comptable (article 1214-41) autorise à créditer directement le 418 par le débit du 411 lors de l’émission de la facture, en passant les ajustements dans les comptes concernés : transfert de la TVA du 44587 au 44571 et écart éventuel en produit.
Que faire si la facture définitive est différente de la FAE ?
L’écart appartient au nouvel exercice. Avec la contre-passation, il apparaît tout seul : la facture définitive moins la FAE contre-passée. Sans contre-passation, tu passes l’écart en produit (ou en moins du produit) au moment où tu soldes le 4181.
Quelle différence entre une FAE et une FNP ?
La FAE (4181) concerne tes ventes : tu as livré mais pas encore facturé. La FNP, facture non parvenue (408), concerne tes achats : tu as reçu le bien ou le service mais pas encore la facture du fournisseur. Ce sont deux écritures de clôture symétriques.